人力資源表單設(shè)計有什么技巧？

　　人力資源表單好比是設(shè)計者和使用者的一次對話，目的是進行信息溝通。一個好的表單應(yīng)該易于理解，以簡單明了的方式傳遞大量的信息。巧妙的設(shè)計不僅可以使一個表單更具吸引力，而且可以增加可讀性。但是，設(shè)計要把握好尺度，對表單的過度設(shè)計會抵消這種作用，真正的重點還是應(yīng)該放在信息上。表單的設(shè)計應(yīng)遵循以下幾個原則,和邯鄲英才網(wǎng)小編一起了解：1、分層次組織表單信息一個人力資源工作表單根據(jù)需要可以包含很多信息，但這些信息的組織一定要形成內(nèi)在的邏輯結(jié)構(gòu)，層次清晰，這樣才讓使用者感覺表單簡單易用。一般而言，在表單設(shè)計的時候需要根據(jù)多個維度對信息進行層次設(shè)計，比如根據(jù)信息屬性、必填信息與可選信息、一般信息和特殊信息、重要度優(yōu)先級等。避免大量信息堆砌在一起，沒有層次感。比如，一個《應(yīng)聘人員登記表》可以按照“基本信息”、“教育經(jīng)歷”、“工作經(jīng)歷”、“培訓經(jīng)歷”、“社會關(guān)系”等進行信息分類，便于求職者快速理解并填寫相關(guān)信息。一般區(qū)分層次的方法有：通過添加分割邊框、添加類別標題、陰影或者顏色區(qū)分、設(shè)置不同字體屬性等?！臼纠俊稇?yīng)聘人員登記表》的分層設(shè)計：2、表單要素齊全一個專業(yè)完整的人力資源表單一般包括以下要素：表單名稱、版本號、表頭信息、具體內(nèi)容信息、審批意見、填表說明等，經(jīng)常被忽視的信息是填表說明。一般填表說明包括名詞解釋、填表簡要說明、授權(quán)說明、特殊情況說明、各重要信息填寫指引、相關(guān)標準說明等。另外，在設(shè)計表單時還存在一個誤區(qū)，特別是需要關(guān)聯(lián)附件時，比如錄用審批流程，一般包含求職者簡歷、面試意見、能力評估等附件。有些企業(yè)在設(shè)計錄用審批表時，僅僅體現(xiàn)了簽批信息，說白了僅僅是一個“簽字表”，具體每一個審批人還是要打開附件查找與自己相關(guān)的信息去審批。這是極其錯誤的，審批表單應(yīng)該盡可能把所有核心信息體現(xiàn)出來，比如上面說的錄用審批表應(yīng)該包含求職者的基本信息、各環(huán)節(jié)面試意見、測試結(jié)果等，各節(jié)點審批負責人基于這些信息就可以進行審批，當然如果想進一步了解額外細節(jié)再打開附件。3、表單要精簡雖然人力資源資源工作表單化很重要，但并非說表單越多越好。表單一定要盡可能整合精簡，盡可能減少表單的數(shù)量。有的企業(yè)在工作申請時需要填寫一個申請表，下一個部門處理后又要提供一個正式的信息反饋表，其實這兩個表格完全可以整合成一個表格。就每一個表單而言，信息要盡量壓縮，盡量剔除一切非必要和重復的信息。比如，有些企業(yè)的《新員工試用期轉(zhuǎn)正表》里面，需要填寫“身份證號”、“學歷”、“工作年限”等基本信息。其實，這些信息已經(jīng)在應(yīng)聘時或者入職時提供過了，經(jīng)過試用期的熟悉，相關(guān)人員已經(jīng)了解，沒必要再重復填寫?！缎聠T工試用期轉(zhuǎn)正表》的“基本信息”部分僅填寫“姓名”、“崗位”、“入職時間”就足夠了。表單精簡的另一個層面的含義是減少“噪聲”信息，比如不必要的表格邊框、字體修飾、顏色等。過多的修飾會分散使用者的注意力，弱化主體信息?！拘≠N士】不要陷入修飾的誤區(qū)：我們需要謹記的是，表單的主體是表單中所承載的數(shù)據(jù)信息。在進行表單的設(shè)計時，設(shè)計者尤其要注意去除所有非必要的視覺元素，讓用戶將所有的注意力集中在數(shù)據(jù)信息上，而不是無關(guān)的邊框、底色等。所有的視覺元素應(yīng)該為更好的幫助用戶閱讀而服務(wù)，除此之外，再精美的設(shè)計都是對表格的破壞。4、表單要集成設(shè)計人力資源的各種表單不是孤立的，表單之間一定要充分考慮其邏輯關(guān)系，盡可能實現(xiàn)信息的整合集成。很多企業(yè)可能根據(jù)臨時需要設(shè)計各類表單，有些表單僅僅使用一兩次便再無意義，這些表單的必要性值得懷疑，而且很多表單之間是重疊甚至沖突的。拿績效考核來說，有的企業(yè)在年初要讓員工填一張《年度績效指標設(shè)定表》、年中又要根據(jù)工作實際變化填寫一張《年中績效指標調(diào)整表》，年底又要填寫《年度績效考核表》，績效指標、權(quán)重、考核目標等信息在這些表中重復出現(xiàn)，甚至是照搬復制。其實完全可以整合到一張表格里，按照績效目標設(shè)定、回顧、評估的時間邏輯逐步填寫，即減少了信息的重復，又可以通過表單來推進績效管理工作。在實踐中，人力資源表單通常不像規(guī)章制度一樣需要經(jīng)過審批發(fā)布，隨意性比較強。其實，表單和制度一樣都應(yīng)該是統(tǒng)一管理和受控的，這樣有利于確保表單的有效性和整合性。5、表單設(shè)計要客戶化任何表單都是用來獲取或者傳遞信息的，使用對象即使表單的“客戶”。因此，好的表單設(shè)計始終把客戶化放在首位，給予使用者的角度來考慮信息組織?？蛻艋枰紤]的因素很多、比如信息的數(shù)量、填寫的便利性、表單的媒介、表達習慣、必要的提示信息等。曾經(jīng)看到某一個企業(yè)的在內(nèi)部舉行的培訓班結(jié)業(yè)儀式上，給每位學員發(fā)放的《培訓滿意度調(diào)查表》，設(shè)計時考慮的非常周全，整個調(diào)查表分10個大類，每一個大類分成若干個小類，這樣需要填寫70個信息。試想，在彼時培訓結(jié)業(yè)員工“歸心似箭”，有幾個學員會愿意仔細思考每一個問題，認真填寫，絕大多數(shù)都是草草填寫應(yīng)付差事。這樣的表單是不可能達到預期目的的。所以，表單的設(shè)計不能完全基于理論要求，而是要結(jié)合具體情況，以價值落地為最終目標?！拘≠N士】表單客戶化設(shè)計有以下幾個角度供讀者參考：還是那句話，信息盡量少；將開放性問題轉(zhuǎn)化成選擇題；表格大小與需要填寫的文字數(shù)量相匹配；信息準確無疑義，符合日常使用習慣；添加必要的提示信息；同一類信息盡量不跨頁；電子化的表單要設(shè)計好格式，并鎖定。6、根據(jù)表單內(nèi)容選擇表單類型對于不同的表單內(nèi)容，需要采用不同的表單形式，比如，字段型、選項型、列表型、多行文本型等。表單形式的選擇要符合日常認知習慣，比如“個人信息”類的內(nèi)容通常使用字段型：而“教育背景”通常使用列表型：“應(yīng)聘渠道”通常使用選項型：7、打磨表單中的細節(jié)所有的表單內(nèi)容都設(shè)計完以后，要逐項對表單的細節(jié)進行打磨，目的是使表單的文字更準確、布局更整齊、排列更美觀、填寫更方便。對于表單的細節(jié)可以從以下幾個角度進行考慮：l 調(diào)整相鄰字段的文字數(shù)量。如果可能的話，盡量讓相鄰的字段字數(shù)保持一致，或者在文字較少的字段中添加空格，這樣看起來整齊美觀。l 格式化輸入信息。比如在需要輸入日期信息的位置格式化為“ 年 月”，引導使用者按照預定的格式填寫。再比如“目前薪資”字段，在輸入欄加入單位“元/月”。l 增加提示項。有些容易產(chǎn)生歧義的信息要適當加入提示信息，以免造成填寫困難或者理解不一致。比如，“教育背景”加入提示“從高中開始填寫”，“工作經(jīng)歷”加入提示“從最近工作開始倒序填寫”。l 合理進行頁面劃分。如果表單內(nèi)容角度，需要分頁顯示，那么要合理調(diào)整信息分布，避免同一類信息跨頁顯示。l 為列表性信息增加斑馬條紋。加入交替行顏色可以幫助用戶集中視線，把在邊上或者底部設(shè)定好的分類信息和表格中心的浮動信息關(guān)聯(lián)在一起。這個簡單的技術(shù)可以增加表格的可讀性。這確實是一個好的經(jīng)驗法則，如果你的表格需要用戶關(guān)聯(lián)分開的信息，那么始終包含斑馬線（或其他視覺輔助）。以下是加入斑馬條紋的效果：8、發(fā)布之前要進行填寫測試設(shè)計好的表單一定要進行填寫測試，而且最好是由設(shè)計者之外的其他人來填寫。通過填寫測試可以達到以下目的：發(fā)現(xiàn)表單文字錯誤；發(fā)現(xiàn)填寫過程中的疑問；測試填寫空間大小是否合理；表單要求的信息填寫著是否都能提供；填寫表單所需要的時間。如果是需要電子化填寫的表單，還能夠發(fā)現(xiàn)需要填寫的空格是否格式一致；填寫過程中是否使表單產(chǎn)生非預期的格式改變等。測試過程發(fā)現(xiàn)的額問題要及時進行修訂，并再次測試，直到獲得滿意效果為止。